Quy Trình Check In Trong Khách Sạn
Trong ngành dịch vụkhách sạn, check-in, check-out là phần nhiều thuật ngữ được áp dụng rất phổ biến. Nếu như khách hàng chưa rõCheck-in là gì- Check-out là gìthì thuộc yenbaitourism.com.vn tìm hiểu nhé!
► Check-in là gì?
Trong khách sạn, Check-inlà tiến trình nhân viên lễ tân thực hiện các thao tác đăng ký, xác nhận cho khách để phòng được phép lưu giữ trú. Thời gian check-in của các khách sạn thường xuyên là 14 giờ sản phẩm ngày.
Bạn đang xem: Quy trình check in trong khách sạn
Check-in là thủ tục đăng cam kết cho khách đặt phòng lưu trú
(Ảnh nguồn hotel Mường Thanh Luxury Bắc Ninh)
- Quy trình check-incho khách hàng lẻ
• đón nhận khách và mừng đón thông tin từ khách hàng
• khẳng định khách vẫn đặt phòng trước tuyệt chưa, tùy theo yêu ước của khách cùng tình hình thực tiễn mà bố trí phòng phù hợp
• thông tin cho thành phần liên quan sẵn sàng phòng và xác thực về tình trạng phòng
• chứng thực thông tin về giá phòng,loại phòng, số ngày giữ trú, phương thức giao dịch thanh toán (trả trước hoặc trả sau), các dịch vụ đương nhiên -dịch vụ đặc biệt quan trọng -chương trình khuyến mãi của khách hàng sạn
• Xin thông tin cá nhân, mượn sách vở tùy thân làm giấy tờ thủ tục nhận phòng mang lại khách, mời khách hàng ký xác nhận đặt phòng
• cung ứng cho kháchthông tin về các tour du lịch, địa điểm du lịch, giá chỉ vé…
• Hỏi khách tất cả yêu cầu đặc trưng gì không
• Giao chìa khóa phòng mang lại khách
• Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ với thông báo phần tử hành lý dẫn khách hàng lên phòng
• hoàn toàn việc update hồ sơ của khách hàng vào hệ thống
- các bước check-in mang đến khách đoàn (GIT)
• chào đón khách- nếu khách quen thuộc nên thực hiện tên khách thường xuyên xuyên
• Xác nhận cụ thể đặt phòng khách sạn của khách hàng đoàn
→ Kiểm tra, thông tin số buồng và làm hồ sơ đặt phòng của khách hàng đoàn với người đại diện/ trưởng phi hành đoàn để né nhầm lẫn
→ xác nhận lại câu hỏi đặt phòng của khách hàng để xác minh lại con số buồng
→ Lập hồ sơ đk đã chuẩn bị và xác thực lại cùng với khách một trong những thông tin đặt buồng: Tên khách- tên công ty/ cơ quan- các loại buồng, số lượng buồng, yêu ước đặt biệt về buồng-Thời gian giữ trú-Trách nhiệm và hiệ tượng thanh toán
• ra mắt và nhắc nhở cho người mướn loại buồng cao hơn nữa loại khách đặt (nếu tất cả thể) và lựa chọn buồng tương xứng để phân mang đến khách (nếu bao gồm khách vạc sinh)
• Sửa số phòng đã viết bằng bút chì ghi trên phiếu trong hồ nước sơ đk (nếu cần)
• thông tin cho phần tử buồng chuẩn bị đón tiếp khách lên phòng…
• sẵn sàng đầy đủ hồ sơ, xác thực lại các thông tin cần thiết và trao đổi với người đại diện/ trưởng phi hành đoàn để trả thiện các thông tin,số lượng khách và phòng ở mang đến khách một cách chủ yếu xác, chu đáo
• thông báo với người thay mặt đại diện và xin CMT/ hộ chiếu của khách để đăng kýkhách lưu trú tại khách hàng sạn,điền nốt tin tức vào những phiếu trong làm hồ sơ đăng ký,bổ sung vào hồ sơ lưu lại trú-khai báo trợ thời trú nhất thời vắng mang lại công an
• xác nhận trách nhiệm và vẻ ngoài thanh toán
→ Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc du lịch, khôn khéo yêu mong khách đặt cọc. Số tiền để cọc là khoản tiềntương đương hoặc to hơn số tiền buồng mà khách ý định ở
→ Nếu khách giao dịch thanh toán bằng thẻ tín dụng: Mượn thẻkhách kiểm tratính vừa lòng lệ của thẻ với quẹt thẻ
• thông báo số buồng (nói nhỏ tuổi chỉ đủ mang đến khách nghe hoặc chỉ mang lại khách số phòng đã viết bên trên thẻ chìa khóa), để bảo đảm sự an toàn cho khách, nhiều khi khách không muốn ai làm phiền
• Giao chìa khóa buồng/thẻ từcho khách
• reviews và giao những phiếu thương mại & dịch vụ miễn phí
→ Giới thiệu phiếu nạp năng lượng sáng, tên đơn vị hàng, thời gian giao hàng bữa sáng sủa và đề xuất khách giao phiếu bữa sớm cho nhân viên nhà hàng
→ Giới thiệu trang bị uống, các phiếu dich vụ miễn phí khác như phiếu xông hơi, massage, có tác dụng đẹp, vị trí các dịch vụ, thời gian giao hàng và yêu cầu khách chuyển mang lại nhân viên giao hàng khi sử dụng
• bốn vấn ra mắt các dịch vụ bổ sung cập nhật và các dịch vụ vui chơi giải trí bao gồm ở khách sạn và quanh vùng lân cận
• thông báo số điện thoại của bộ phận lễ tân nhằm khách liên lạc khi cần
• contact với phần tử buồng trả lời khách lên dìm phòng, phía dẫn những thông tin có trong phòng và bộ phận mang hành lýgiúp khách hàng
• Điền nốt những thông tin còn thiếu hụt vào phiếu đk và phiếu khai báo tạm trú
• Đóng dấu thời gian đăng ký khách sạn lên phiếu đăng ký khách sạn
• update thông tin của công ty vào laptop (mở hóa 1-1 cho khách)
• Đổi tình trạng buồng nếu khách hàng yêu cầu
• trả tất giấy tờ thủ tục đăng kýbuồng mang lại đoàn và khai báo list khách đoàn lưu trú tại khách hàng sạn
- Những tình huống thường gặp khi làm thủ tục check-in mang lại khách
Trong quy trình làm giấy tờ thủ tục đăng cam kết cho khách lưu lại trú, nhiều khi nhân viên lễ tân sẽ gặp mặt phải những tình huống như:
- khách hàng đến nhận phòng nghỉ nhưng không có hành lý
- Khách mang lại làm giấy tờ thủ tục nhận phòng trước tiếng check-in phép tắc của khách sạn (14 giờ hàng ngày)
- khách lẻ để phòng ko đảm bảo, đến nhận phòng nghỉ ngơi muộn - đề nghị phòng đó đã được bán ra cho khách khác
- Khách để phòng qua doanh nghiệp lữ hành, đến nhận phòng nghỉ ngơi thì chê khách sạn nhỏ, giao thông không thuận tiện
- khách hàng báo sẽ đặt phòng nhưng lại tên khách không mang tên trong list khách dự định đến
Nếu gặp mặt phải những trường hợp như vậy, là nhân viên cấp dưới lễ tân, bạn sẽ xử lý như thế nào? chúng ta cũng có thể xem gợi ý phương pháp xử lý trong bài viết này.
- một vài lưu ý lễ tân cần biết khi tiếp xúc với khách trong quá trình check-in
• nhân viên cấp dưới lễ tân cần được am phát âm về đặc trưng tư tưởng từng nhiều loại khách, từng tổ quốc mà gồm cách xử sự cho tương xứng với văn hóa truyền thống của khách
• Trang phục đề nghị gọn gàng, không bẩn sẽ
• chủ động chào đón khách, đối xử nhã nhặn, lịch lãm và luôn nở thú vui thân thiện
• Đối xử bình đẳng với tất cả các đối tượng người dùng khách
• luôn luôn sử dụng thương hiệu khách với đại từ bỏ xưng hô trong quá trình đón tiếp
• luôn thể hiện tại sự chân thành và nhiệt tình giúp đỡ khách
• Xin lỗi khách nếu như buộc khách buộc phải đợi lâu
• hoàn hảo và tuyệt vời nhất không được cáu gắt, bất đồng quan điểm hay tỏ thể hiện thái độ thờ ơ cùng với khách
Khi mừng đón khách mang lại check-in, nhân viên lễ tân phải nở nụ cười thân mật và gần gũi
(Ảnh mối cung cấp Brandi Nha Trang Hotel)
► Check-out là gì?
Check-outlà quy trình nhân viên lễ tân thực hiện các thủ tục thanh toán, xác thực để khách lưu trú trả phòng. Thời gian check-out phương tiện trong khách sạn thường là 12 giờ trưa.
- Quy trình check-out mang đến khách lẻ
• chào hỏi khách với hỏi khách có phù hợp khi lưu trú tại khách sạn không?
• Hỏi số phòng cùng báo chobộ phận phòng phòngkiểm tra phòng cùng minibar
• khám nghiệm trên khối hệ thống khách có mượn/ thuê đồ dùng của khách sạn không, nếu có thì đề xuất khách trả lại
• kiểm tra trên hệ thống khách đã áp dụng những dịch vụ thương mại trả mức giá nào và chứng thực lại với khách
• Nhận thông báo của phần tử buồng về tình trạng phòng, rất nhiều đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận lại cùng với khách
• Lập hóa đơn giao dịch thanh toán và chuyển mang lại khách đánh giá lại
• thông báo số tiền ở đầu cuối khách phải thanh toán
• tiến hành việc thanh toán. Nếu công ty thanh toán giao dịch thì yêu ước khách ký xác nhận vào hóa đối chọi và bảo quản hóa đơn để tiến hành thủ tục giao dịch với công ty. Nếu khách triển khai việc giao dịch thanh toán bằng voucher thì so sánh với khoản làm sao được thanh toán giao dịch bằng voucher, khoản nào nên chi trả tiền; đi cùng voucher vào hóa đơn để triển khai căn cứ thanh toán
• giả dụ khách giao dịch thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “Đã thanh toán” vào hóa đối kháng và đưa mang đến khách
• dấn lại chìa khóa phòng và trả lại sách vở và giấy tờ tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện (nếu có)
• Giao cho khách phiếu Check-out card để chuyển mang lại nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe
• giúp khách search phương tiện dịch chuyển nếu khách hàng cần
• giã từ khách, chúc khách lên nét chỉ may mắn cùng hẹn gặp lại
- Quy trình check-out mang đến khách đoàn
• sẵn sàng sẵn danh sách khách đoàn
• chào đón khách và xác nhận cách thức thanh toán của đoàn: phổ biến cả đoàn hoặc riêng từng phòng
• thông tin với phần tử buồng bình chọn tình trạng phòng
• chứng thực các thương mại dịch vụ khách đoàn đã sử dụng trong quy trình lưu trú
• Lập hóa solo thanh toán
• yêu thương cầu trưởng phi hành đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại
• tiến hành việc thanh toán: hóa đối kháng đã được thanh toán ngừng thì chuyển lại mang đến khách, còn giả dụ hóa đối kháng được công ty thanh toán thì yêu ước khách ký kết xác nhận, bảo quản để thanh toán với công ty
• dấn lại chiếc chìa khóa phòng và trả lại sách vở và giấy tờ tùy thân, đồ vật khách gửi, thư, bưu khiếu nại (nếu có)
• tìm hiểu thêm ý kiến của khách hàng về dịch vụ khách sạn
• Giao cho khách Check-out card để Bellman chuyển tư trang hành lý ra xe đến khách
• giúp khách tìm phương tiện dịch rời nếu khách tất cả nhu cầu
• từ biệt khách, chúc khách hàng lên nét may mắn và hẹn gặp lại
- Express Check-out là gì?
Express Check-out là một kênh dịch vụ thanh toán và trả phòng khách sạn nhanh. Chi tiết về quy trình thực hiện Express Check-out mang lại khách, chúng ta có thể xem trong nội dung bài viết liên kết.
Xem thêm: 5 Bí Quyết Làm Nước Sốt Bánh Mì Của Các Tiệm Nổi Tiếng, Cách Làm Nước Sốt Chan Bánh Mì Đậm Đà Hoàn Hảo
- một số trong những tình huống thường chạm mặt khi có tác dụng thủ tục thanh toán check-out đến khách
• khách phàn nàn vì chưng nghĩ hóa 1-1 nhầm lẫn, không chịu thanh toán
• khách hàng không thể giao dịch thanh toán vì làm mất đi ví tiền
• Khách giao dịch thanh toán bằng tiền giả, áp dụng thẻ tín dụng giả
• Khách thanh toán bằng séc du lịch nhưng trên mặt phẳng séc không tồn tại chữ cam kết hợp lệ...
Nếu chạm mặt phải những tình huống khách như trên, các bạn sẽ xử lý ra sao để đảm bảo không làm tác động đến nghĩa vụ và quyền lợi của khách sạn và khách hàng? chúng ta đón đọc trả lời tại phía trên nhé!
- 3Việc lễ tân đề xuất thực hiện sau khi khách trả phòng
Sau khi khách hàng rời khách hàng sạn, nhân viên lễ tân cần thực hiện một số làm việc để xong xuôi quy trình ship hàng khách lưu lại trú:
• cập nhật lại chứng trạng phòng vào hệ thống: đưa trạng thái phòng tiếp khách đã giao dịch sang phòng trống bẩn
• triển khai tổng hòa hợp lưu làm hồ sơ khách hàngvới khá đầy đủ các tin tức cá nhân, sở thích, kinh nghiệm tiêu dùng...
Xem thêm: Hà Nội Quảng Bình Bao Nhiêu Km
• chuyển hồ sơ giao dịch thanh toán của khách hàng cho thành phần kế toán - với trường hợp khách không thanh toán, lễ tân yêu cầu chuyển toàn cục hóa đơn, làm hồ sơ liên quan…
Là nhân viên lễ khách khứa sạn, chúng ta không chỉ cần biết Check-in là gì? Check-out là gì? - cơ mà còn bắt buộc thành thuần thục quy trình thực hiện check-in, check-out. Mong rằng nội dung bài viết đã mang đến cho mình những thông tin thật sự hữu ích.
